Komunikacja w pracy

15 kroków jak budować komunikację w pracy?

Co znajdziesz w artykule?

Komunikacja w pracy jest jednym z kluczowych elementów funkcjonowania w zespole, jak i funkcjonowania każdej firmy. Wyzwania dzisiejszego świata zmuszają nas do zatrzymania się i zrewidowania podstaw komunikacji i często budowania jej na nowo. Jak to zrobić dobrze? Jak budować komunikację w pracy opartą o potrzeby, zrozumienie i szacunek do obowiązujących zasad? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.

Zanim jednak przejdę do 15 wskazówek, które dla Ciebie przygotowałam, to wróćmy do absolutnych podstaw. Jeśli czytasz mojego bloga już jakiś czas, to doskonale wiesz, że lubię myśleć i pracować procesowo. Czyli od początku do końca. Nie wybiórczo. Takie mam podejście przy współpracach z klientami podczas sesji, jak i firmami. Tak samo podchodzę do materiałów opracowywanych na blogu. Dlatego, zanim zaznajomisz się ze wskazówkami typu “JAK”, zacznij od ustalenia “DLACZEGO”.

 

Każdy proces, nawet ten pracy nad komunikacją, zacznij od pytania DLACZEGO?

 

  • Dlaczego komunikacja w pracy nie działa?
  • Dlaczego komunikacja w pracy rodzi tyle problemów, konfliktów?
  • Dlaczego nie umiemy się słuchać?
  • Jakie błędy popełniamy?

Odpowiedzi na te wszystkie pytania znajdziesz w materiałach bezpłatnych także dostępnych na blogu lub na kanale na Youtubie. Pod tym artykułem: Błędy Komunikacyjne obszerne podsumowanie najistotniejszych materiałów. Dopiero po odpowiedzeniu sobie na pytania, dlaczego, możesz przejść do kroków poniżej. Kroków zmiany i budowania komunikacji na nowo. O tym, jak budować komunikację w pracy dowiesz się z poniższych 15 wskazówek, które dla Ciebie opracowałam. 

 

15 kroków jak budować komunikację w pracy!

 

  1. Cel komunikatu/rozmowy

Każda interakcja, gdzie następuje wymiana zdań, ma jakiś cel. A to wymieniamy się poglądami o: pogodzie, szefie, kawie, sytuacji na świecie, projekcie itd. Wszystkie komunikaty, jakie wysyłamy (świadomie lub nieświadomie) mają jakiś cel. Nawet ploteczki przy kawie 😉 

Warto ustalić, o jakim dokładnie temacie chcemy z kimś porozmawiać. Ten temat będzie naszym celem. To on jest Twoim priorytetem i jego wyznaczenie pozwoli Ci nie zbaczać z drogi. 

 

Określ cel komunikatu, zastanów się co chcesz osiągnąć?

 

  1. Rezultat komunikatu

Dzięki jasno wyznaczonemu celowi komunikatu (rozmowy z drugą osobą lub grupą), wiesz już dokąd idziesz. Lecz czy na pewno wiesz, co chcesz przez ten cel osiągnąć. Pod wpływem dużych emocji, stresującej nas rozmowy, potrafimy zawoalować nasz komunikat tak, że ani dla Ciebie, ani tym bardziej dla drugiej strony, jest on zupełnie niezrozumiały. Dlatego warto ustalić własne oczekiwania i granice, na które w czasie rozmowy możesz przystać lub nie. 

Przykład: 

Rozmawiasz z szefem o możliwości rozwoju. Masz aspirację, by zmienić funkcję Twojego stanowiska i proponujesz, by nazywało się: Dyrektor Administracyjny. Szef jednak proponuje: Kierownik Administracyjny. Dobrze, byś Ty przed taką rozmową zastanowiła się, czy taki rezultat byłby dla Ciebie w porządku? W jakim stopniu jesteś w stanie zrezygnować ze swoich aspiracji. 

 

Zawrzyj kontrakt na rezultat najpierw sama ze sobą.

 

 

*Ciekawostka:

W prowadzonym ostatnio wyzwaniu: Buduj Komunikację w Pracy! aż 87% osób wskazało, że nie prowadzi cyklicznych rozmów z szefem o swoich obowiązkach, pracy i możliwościach rozwoju. 

 

 

  1. Emocje podczas rozmowy

Komu się nie zdarzyło pójść na ważne spotkanie, rozmowę i ją zawalić przez własne emocje. Przez zbyt duży strach, że się nie uda, obawę przed oceną, lęk przed wybuchem. Niestety, chyba każdemu. 

Z tego powodu warto przed ważnym spotkaniem, przed opracowaniem istotnego dla nas komunikatu zastanowić się, jakie emocje najczęściej nam towarzyszą. Wspierające czy może rozpraszające, a może nawet wyprowadzające nas z równowagi. Świadomość tego pozwala nam lepiej nimi zarządzać. 

 

  1. Stres przed rozmową

86% osób nie ma żadnego sposobu na opanowanie stresu przed trudną rozmową. Stres zjada nas więc od środka i dyktuje przebieg rozmowy. Zgadnij, kto wygrywa? Oczywiście emocje!

Wiedząc, jakie emocje towarzyszą nam podczas rozmów z innymi, możemy lepiej dopasować wspierające nas rozwiązania. 

Zatem, gdy odczuwamy strach, potrzebujemy go sobie obniżyć: 

  • albo szybkim spacerem po schodach, 
  • albo kilkoma głębszymi oddechami, 
  • a może 10 przysiadamy przy biurku. 

Zmęczenie fizyczne odwraca uwagę od napięcia w ciele. 

Znajdź taki sposób na kilka minut przed rozmową, by obniżyć kortyzol, który rozwala nasz system nerwowy i dekoncentruje nasz mózg. 

 

W trakcie trudnych rozmów pojawia się cały wachlarz emocji, znajdź sposób aby sobie z nimi poradzić.

 

  1. Emocje rozmówcy

O tak, emocje mamy my, lecz i nasz rozmówca ma w tym wszystkim swoje. Często skupieni i przerażeni komunikacją z innymi, zapominamy, że i oni mają swoje własne. Mają do nich takie samo prawo, jak i my. Warto mieć tego świadomość!

Przeanalizuj więc wszystkie poprzednie wasze rozmowy i zobacz, jakie typowe emocje towarzyszą Twojemu rozmówcy. Które z nich oddziałują na ciebie? 

 

  1. Czarna teczka

Skoro mamy już ustalone, że emocje potrafią nam dać do wiwatu, to czas na ich przeciwwagę. Będą nią wszystkie fakty, dowody, konkrety. To one są kluczem do rezultatu, który chcesz osiągnąć. Zbierz je sobie wszystkie. Sporządź udokumentowane listy, które pomogą Ci merytorycznie przebrnąć przez tę rozmowę. Pozwolą Ci skupić się na skutecznym komunikacie do odbiorcy. 

Pójdź nawet o krok dalej. Podziel je na te, których użyjesz na początku oraz na te, których użyjesz w czarnej godzinie 😉

 

Czarna teczka to metafora faktów, dowodów, konkretów potrzebnych do komunikacji w pracy.

 

  1. Argumentacyjne korzyści

W firmie pracujesz już dłuższy czas i znasz otaczających Cię ludzi. Wiesz zatem doskonale, jakie kto ma słabe i mocne punkty. Jaki ma charakter, osobowość, co na niego działa. Wykorzystaj tę wiedzę dla swojego celu. Dopasuj listę argumentów stojących za Twoim celem, tak, by korzyści przekonały Twojego odbiorcę. 

  • Dla cyfrowego freaka przygotuj ładnego Excela. 
  • Dla wizjonera zbuduj storytellingową opowieść. 
  • Dla logicznie myślącego pokaż listę faktów. 
  • Dla kochającego ludzi i budowanie relacji zbierz paletę emocjonalnych argumentów. 

 

  1. Kontrargumenty

– Szefie, mogę dziś wyjść wcześniej z pracy?

– NIE!

– To trudno. 

Zamykasz drzwi gabinetu i wychodzisz ze spuszczoną głową. A wystarczyło tylko kontrargumentować, zbić to sztywne i mocne podejście. Przypomnij sobie teraz sytuację, w której zabrakło Ci odpowiedzi na magiczne: NIE!

Dobrze jest być zawsze gotowym, że i taka odpowiedź może przyjść. Dlatego jeszcze przed rozmową, przygotuj się, co na to odpowiedzieć. 

 

Słowa mają moc! Komunikacja w pracy musi być stosowana z rozwagą.

 

  1. Słowa mają moc

Z natury jesteśmy stworzeniami, które na każde negatywne słowo reagujemy buntem. Dlaczego więc, wiedząc jak to nas działa, serwujemy je innym? Głównym powodem jest kultura słowa, w której jesteśmy wychowywani. W codziennym przekazie: domowym, szkolnym, telewizyjnym, jest więcej negatywnych słów. To jak mamy umieć komunikować się pozytywnie? 

Przed ważną rozmową warto przyjrzeć się, jakich słów używasz Ty. Których jest więcej? Czy w komunikacji one Ci służą? Jaki inni na nie reagują?

Wypisz sobie wszystkie negatywne zwroty, których Ty używasz i wykreśl je z tej rozmowy. A najlepiej z wszystkich kolejnych. 

 

  1. Organizacja spotkania

W komunikacji oprócz wszystkich miękkich aspektów istotne znaczenie mają także te twarde. Miejsce rozmowy, termin rozmowy, otoczenie rozmówców, spokój wokół. Wszystko to przekłada się na jakość odbioru, uważność rozmówcy i odbiorcy, słuchanie ze zrozumieniem. 

Któż z nas lubi rozmawiać o podwyżce w przelocie na klatce schodowej biurowca lub ze stale dzwoniącym telefonem w tle?

Nikt. Dlatego uważność na detale ma w budowaniu komunikacji także szczególne znaczenie. Zadbaj o wszystko co możesz, by otoczenie było jak najbardziej wspierające. 

 

Zbuduj fformułe komunikatu, który zawsze działa.

 

  1. Zbuduj formułę komunikatu

Ten krok jest jednym z najważniejszych i warto na niego przeznaczyć nieco więcej czasu. Cała proces przygotowania do budowania efektywnych komunikatów w pracy opiera się na analizie. Także i teraz, rozpisz dokładnie, co chcesz i jak powiedzieć drugiej stronie. Zbuduj cały komunikat, który chcesz przekazać. 

Używaj przy tym pozytywnych słów, prawdziwych faktów, merytorycznych argumentów, dbaj o przekaz oparty na potrzebach i oczekiwaniach, bądź przy tym asertywna i kulturalna. Spisz wszystko dokładnie i przećwicz go. Zobacz, jak reagujesz Ty sama, gdy czytasz to, co chcesz przekazać. 

Pomóc Ci może w tym niedawno odbyte wyzwanie i materiały z narzędziami w formie PDF.

 

Dołącz do wyzwania Buduj komunikację w pracy

 

  1. Zachowanie po komunikacie

Gdy już wiesz, jak Twój komunikat faktycznie wygląda, warto zastanowić się, jak on zadziała na innych. Czy może zdenerwować Twojego rozmówcę? Jaką reakcję wywoła? Spróbuj przewidzieć zachowanie Twojego rozmówcy i przygotuj się na nie.

 

Przewiduj reakcję Twoich rozmówców na komunikacje w pracy.

 

  1. Pewność siebie

Aż 54% osób uczestnicząca w wyzwaniu ma kłopot z byciem pewną siebie w trakcie rozmów z innym. Ta liczba zupełnie nie jest zaskoczeniem, bo przez lata skutecznie jesteśmy tej pewności siebie, pozbawiani.

 

  • W szkole słyszymy: Matko, jaka Ty tępa jesteś, nie rozumiesz takich prostych tematów!
  • W domu słyszymy: Ty to niczego w życiu nie osiągniesz, patrz na Hanię jaka jest zdolna!
  • Od kolegów na podwórku słyszymy: Grubaska, beznadzieja, pędrak, idiotka!

Jak zatem mamy w obliczu wyzwań zawodowych mieć tę pewność siebie. Stanowi to duże wyzwanie. Dlatego, by sobie w tym nieco pomóc, opracuj komunikat chroniący Twoje granice, blokujący manipulujące zachowania, asertywnie odpowiadający na durne tłumaczenia. 

 

Znajdź swój talizman, coś co będzie Cię wspierać w trudnych rozmowach.

 

  1. Talizman wsparcia

Małe, a tyle może. Podczas stresujących Cię rozmów może sobie pomóc. Weź na taką rozmowę ulubioną rzecz: przypinkę, bransoletkę, buty na obcasie, czerwoną apaszkę, breloczek lub motywujące hasło na notatkach. Wszystko to, dzięki czemu poczujesz moc. Proste, a skuteczne!

 

  1. To jeszcze nie koniec!

Dobrze przeprowadzona rozmowa i zbudowany poprawnie komunikat to dopiero początek. Ważnym spinaczem jakiejkolwiek rozmowy jest wszystko to, co wydarzy się dopiero po niej. Ustal konkretne kroki, które i Ty i być może Twój rozmówca, musicie podjąć po zakończonej rozmowie. Dobrze by obie strony tego komunikatu wiedziały, czego dokładnie się spodziewać i jeszcze do tego zrobić!

 

 

I to by było na tyle! Jak widzisz, im lepiej się do budowania komunikatu przygotujesz, tym lepsze rezultaty osiągniesz. Przestrzeganie zasad, opracowanie skryptu, dopasowanie komunikatów może uczynić z Ciebie osobę otwartą, uważną i co ważniejsze, radzącą sobie świetnie z budowaniem komunikatów w pracy. A przecież, o to chodzi nam wszystkim prawda?

 

Powiązane artykuły
5 blokad przed zmianą w życiu. Jakie to są lęki?

Blokady przed zmianą bywają mocnym stoperem przed ruszeniem w życiu naprzód. Często łatwiej jest powiedzieć, niż zrobić. Teoretyzować każdy potrafi, lecz przejść do działania, niestety odsetek tych osób jest zdecydowanie mniejszy. Co zatem blokuje na drodze do nowego? Jakie lęki blokują przed zmianą? Nazwijmy

Więcej
Komunikacja w pracy
15 kroków jak budować komunikację w pracy?

Komunikacja w pracy jest jednym z kluczowych elementów funkcjonowania w zespole, jak i funkcjonowania każdej firmy. Wyzwania dzisiejszego świata zmuszają nas do zatrzymania się i zrewidowania podstaw komunikacji i często budowania jej na nowo. Jak to zrobić dobrze? Jak budować komunikację w pracy opartą o potrzeby,

Więcej
Błędy w komunikacji - zobacz jakie Ty popełniasz
Błędy w komunikacji – zobacz, jakie Ty popełniasz?

Komunikacja jest niezwykle wymagającym procesem. Popełniamy w niej wiele błędów, często nawet nie zdając sobie z nich sprawy. O poruszenie tematu komunikacji proszono mnie już od dawna. Nadszedł czas, by dokładnie się z nim zmierzyć. Zacznijmy zatem od podstaw i przyjrzyjmy się, jakie błędy

Więcej
change manager, zmiana, zarządzanie zmianą

Urszula Rowińska Trener Zmiany

Nazywam się Ula Rowińska i jestem Trenerem Świadomej Zmiany.

Łączę 16-letnie doświadczenie w administracji i biznesie z najnowszą wiedzą o rozwoju świadomości mentalnej. Dzięki czemu efektywniej wspieram szefów firm i pracowników we wdrażaniu świadomej zmiany w zespole. Towarzyszę im w tym procesie, uświadamiając blokady, potrzeby i korzyści z niej płynące.

Jako Trener Administracji wiem, jak ważny jest przepływ między twardymi a miękkimi procesami. Dlatego łączę to z nauką i uważnością w komunikacji interpersonalnej. 

Jako Terapeuta Integracji Świadomości i Trener Mentalny stawiam na solidny mindset udowadniając, że ścieżka zmiany i kierunek rozwoju zaczyna się w głowie każdego z nas.

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Przewiń do góry