5 wyzwań w pracy biurowej

Kłopoty z planem pracy, wszędobylskie technologie i do tego brak umiejętności stawiania granic. Czy to tyle, a może aż Tyle? Przygotowałam dziś dla Ciebie zbiór 5 wyzwań w pracy biurowej, jakie ma każda Biurowa Rewolucjonistka. Jedne bardziej, drugie mniej dają w kość. Jedne są, drugich nie ma w ogóle. Wszystko zależy. Od czynników, charakteru, osobowości i firmy, w której pracujemy.

Po latach swojej pracy, odbytych konsultacjach i prowadzonych szkoleniach, wyróżniłam 5 obszarów,  które są najbardziej problematyczne i przysparzają nam najwięcej pracy. I to pracy, która wcale nie jest naszym spełnieniem i radością. Wręcz przeciwnie, staje się dla nas problemem. Efektem czego jest rosnąca frustracja, że zadania i przede wszystkim czas, uciekają nam między palcami.

 

5 najczęstszych wyzwań w pracy biurowej:

 

 1. PLANOWANIE.

 

Tworzenie planu dnia, tygodnia czy miesiąca jest dla nas przyczynkiem do westchnień. Trzeba zebrać w jedną całość kalendarz: swój, szefa i całego biura. Połączenie tego staje się niezłą logistyką. Zrobienie planu to jednak dopiero połowa drogi. Kluczem dobrego planowania jest jego egzekwowanie. Spada to na kogo? Na nas same.

Jednak, jak się w praktyce okazuje, my nawet mając najlepiej dopieszczony plan, nie potrafimy go egzekwować, same przed sobą. A co dopiero przez innych.

Wtedy wkrada się nam chaos, stres i panika, bo ta dobrze ułożona układanka nam się po prostu rozjeżdża. Planowanie czasu i zadań to niezwykle ważna umiejętność. Każda dobrze zorganizowana Biurowa Rewolucjonistka powinna umieć planować i co do tego nie mam żadnych wątpliwości. By jednak dobrze planować, trzeba przejść przez kilka kroków, które zapobiegną wkradającemu się przez biurową ladę wszędobylskiemu chaosowi i nie pozwolić, by jak bakteria w serialu „Było sobie życie” przejęła władzę.

Dlatego planowanie jest kluczem, ale zamek w drzwiach otwiera konsekwencja w realizacji planu.

 

 2. ZASADY WSPÓŁPRACY.

 

Długopisów i kartek by mi brakło, by pokazać Ci ilość przykładów, w których żadna rozmowa, żadna współpraca czy działanie nie rozpoczęło się od ustalenia warunków współpracy. Zapominamy o tym, myśląc sobie: „jakoś to będzie”. A potem to „jakoś to będzie” zamienia się na rozczarowania, frustracje, żale i – co gorsza – konflikty. Źródłami konfliktów są głównie frustracje i niedomówienia pomiędzy ludźmi. Z małego problemiku, robi się wiele boom. I ta bańka, która każdego biurowego dnia rośnie, w końcu musi pęknąć. To naturalna kolej rzeczy.

A przecież prostym sposobem, by tego uniknąć, jest merytoryczna rozmowa. Najprostsze z narzędzi, a czasem mam wrażenie, że odchodzi do lamusa. Ludzie szukają rozwiązań w postaci aplikacji, zapominając, że po drugiej stronie jest człowiek.

Dlatego ustalenie zasad współpracy jest bardzo łatwe i wystarczy odpowiednio się do tego przygotować.

 

 

3. ROZPRASZACZE.

 

Kolejnym wyzwaniem, z jakim mierzą się nasze koleżanki po fachu, są otaczające nas rozpraszacze. I to nie tylko te okrutne smartphony, które ciągle wołają nas: „kliknij, otwórz, przejedź kciukiem”. Choć tak, w dzisiejszym świecie wiodą one prym w odciąganiu naszej uwagi od tego, co liczy się najbardziej. A w przypadku naszej pracy i zarządzania biurem, liczy się wykonanie zadań.

Z moich obserwacji wyróżniłam jeszcze rozpraszacze w postaci ludzi i stanu. Zapewne znasz sama ze swojego biurowego podwórka ludzi, którzy wiszą nad ladą i stale czegoś chcą. Znasz takich? Sama pamiętam Adę, z którą pracowałyśmy nad tym, by ilość „pielgrzymek” do jej biurka ograniczyć do minimum. Było to dla niej ogromnym rozpraszaczem, który rozbijał całkowicie jej dzień pracy. W efekcie była szybciej zmęczona i wypalona pracą. Trudno wtedy o dobrą efektywność.

Jeśli natomiast chodzi o stan, to tu temat zmęczenia jest dobrym wstępem. Nasz stan ducha i ciała ma ogromny wpływ na naszą efektywność i może albo ją wspierać, albo zabijać. Zaniedbując higienę pracy i odpoczynek po pracy, dokarmiasz swój kortyzol (hormon stresu) i sprawiasz, że jego stężenie wzrasta. TO także jest rozpraszacz, bo o koncentrację wówczas bardzo trudno.

 

 4. SAMOŚWIADOMOŚĆ MENTALNA.

 

Gdy zrozumiałam siłę mentalnych nawyków i tego, jak jesteśmy skonstruowani, zdałam sobie sprawę, że mój model Dobrze Zorganizowanej Administracji był niepełny. Zdałam sobie sprawę, że elementy takie jak:

• fizjologiczny rytm dnia,
• mowa werbalna i niewerbalna.
• emocje
• przekonania

mają ogromne przełożenie na to, z jakim poziomem chęci działania, pracuję. Można się przed tym bronić, nie zgadzać, ale prawda jest taka, że to jakie jesteśmy, definiuje nie tylko nasz charakter, lecz przede wszystkim to, jak pracujemy.

Będąc osobą świadomą samej siebie, masz przewagę nad rozpraszaczami, możesz tworzyć swój plan dnia, możesz rozgrywać „trudne sprawy” w biurze. I wiele, wiele innych rzeczy. Kluczem do wszystkiego jesteś Ty.

 

„Luka pomiędzy wiedzą, a działaniem jest większa niż pomiędzy niewiedzą a wiedzą”.

 

Ken Blanchard

 

Zastanów się, ile razy sama do siebie mówiłaś: nie da się, tego nie da się zmienić. A ja Ci mówię, że da się! I chętnie pokażę Ci te rozwiązania!

 

 5. BRAK PEWNOŚCI SIEBIE POŁĄCZONY Z BRAKIEM ASERTYWNOŚCI.

 

Ten obszar jest bardzo duży i, mimo że w internecie krąży wiele porad, na moich konsultacjach czy szkoleniach przybywa nas niepewnych siebie. Choć patrząc na statystyki trudno się temu dziwić. W cyfrowym świecie czujemy się pewnie. W tym rzeczywistym już nieco mniej. Chowamy się za segregatorami, dokumentami nie umiejąc stawiać na swoim. Egzekwowanie zasad współpracy czy mówienie STOP, urasta do rangi wdrapywania się na szczyt Mount Everest.

To wyzwanie jest chyba takim niezłym zamknięciem i jednocześnie uzupełnieniem tych obszarów powyżej. One wszystkie są ze sobą mocno zespolone i uzależnione. Dlatego jeden bez drugiego ma mniejsze szanse na efektywny system organizacji pracy.

Zapytasz mnie pewnie, jakie zatem jest rozwiązanie?

 

Praca poprzez ustrukturowany plan działania.

 

Chcesz wiedzieć, jak go stworzyć? Świetnie! Tworzę właśnie coś idealnie odpowiadające zaopiekowaniem się tymi właśnie 5 obszarami wyzwań w pracy biurowej. Dołącz do osób zainteresowanych kursem: Zorganizuj się w biurze! Bądź pierwszą, która otrzyma informacje o starcie kursu i odbierz poradnik: 10 sposobów na efektywność w biurze!