Jak ślizgać się po powierzchni, pracując w biurze?

Czy warto świadomie zmieniać swoje organizacyjne systemy? A może lepiej czekać na nadejście cudu? Czasem przecież coś wydarzy się samo, zupełnie znienacka, prawda? Inspiracją do napisania tego artykułu, było jedno z przeprowadzonych przeze mnie szkoleń. Jakie podejście prezentował zespół, pracujący w biurze?

Kilka słów wstępu

Zajmowanie się szeroko pojętą administracją wymaga posiadania wielu umiejętności: dobrej organizacji pracy, skrupulatności i dokładności. Przydaje się też uważność na zmienne działania, a także umiejętności pracy pod presją czasu i współpracy z zespołem. To chyba jedne z najważniejszych kompetencji, które każdy pracownik biurowy powinien mieć. I choć tego rodzaju praca bywa wymagająca i czasem stanowi duże obciążenie, to można ją sobie ułatwiać. 

Jakiś czas temu prowadziłam szkolenie, w którym zauważyłam zaskakujące dla mnie podejście do zadań w biurze. Opierało się ono na metodzie, którą nazwałam “ślizganiem się”. Nie wiesz, o co w tym chodzi?

Dwie perspektywy

Po latach doświadczeń zauważyłam różnicę między podejściem:

“Chcę pracować, więc sprawdzam nowe rozwiązania. Uczę się i próbuję, nawet kiedy mi nie wychodzi.” 

a

“Robię, co do mnie należy, ale nie do końca się staram. Nie zależy mi, żeby coś z tego wyszło. Wystarczy, że pozbędę się danego zadania z listy.”

To znacząca różnica w podejściu do usprawnień i realizacji zadań. Nazwałam ją “ślizganiem się”, ponieważ wywołuje u mnie skojarzenia ze ślizgiem po lodzie na zamarzniętej rzece. Przejdę: może wpadnę, a może nie. Będzie, co będzie. Dokładnie to zaobserwowałam podczas jednego ze szkoleń. Podejście do pracy w biurze, które objawia się prowizorycznym działaniem, jak stąpanie po bryle lodu. Najczęściej kompletnie niezauważone, bo dla człowieka patrzącego na to z boku, wszystko wydaje się poprawne. Nawet czasem wygląda za dobrze, a to tylko pozory. 

Powiedziałabym, że na krótką metę takie rozwiązanie działa. Wtedy to od osoby, która ślizga się niczym jeż na rolkach, usłyszysz odpowiedź na wszystko. W locie wyjaśni Ci, że doskonale panuje nad swoimi zadaniami, dając tym samym jasny przekaz, że wie, co robi. Zadania teoretycznie są wykonane, choć z ich dokładnością, a co za tym idzie jakością, jest już nieco gorzej.

Ślizganie się, pracując w biurze — obraz sytuacji

Spójrzmy teraz na realną perspektywę takich prowizorycznych rozwiązań. Czy okazują się skuteczne?

1. Dokumenty nie są uporządkowane w segregatorach, zeskanowane i zapisane w odpowiednim folderze. Kiedy więc przychodzisz i pytasz o dany dokument, to znajdziesz go wśród stosu zgromadzonego na biurku. Możesz też usłyszeć: “Dobrze, że niedługo mam rozpisane prace nad archiwum”.
2. Wybrane zadanie miało być wykonane na dziś rano, ponieważ jako szef będziesz potrzebować go do swojej części tego projektu. Zamiast tego słyszysz: ‘’Tak, zaraz będzie gotowe, bo przecież coś mi przeszkodziło w jego dokończeniu.”
3. Spisane i wprowadzone procedury nie są przecież koniecznością, skoro wyznaczony do nich pracownik ma wszystko pod kontrolą. Kiedy jednak inni mijają się ze swoimi zadaniami, pojawia się odpowiedź: “To z nimi jest coś nie tak, ja bardzo dobrze wiem, co robię.”
4. Informacja o danym projekcie, powinna dotrzeć do wszystkich jego uczestników, ale niestety utknęła gdzieś w administracji. Ty natomiast słyszysz: “Miałam to w planie, choć nie zdążyłam, bo tyle się dzieje.”
5. W zespole administracyjnym są 4 osoby, przy czym jedna z nich jest mało akceptowalna przez pozostałą trójkę. Co ciekawe, to wspomniana większość mierzy się z konfliktem, a od tej jednej usłyszysz: “Oni nie rozumieją, ile ja mam pracy, to co się dzieje, nie jest moją winą, ich jest więcej”. 

Poprzez te przykłady chcę Ci pokazać, jak ślizganie się po powierzchni bywa problematyczne i tak naprawdę nie rozwiązuje żadnych problemów. Obserwowałam to podczas jednego ze szkoleń. Osoba “ślizgająca się” sprawiała wrażenie poukładanej, zorganizowanej i mającej swoje racjonalne odpowiedzi. Z pozoru wszystko wydawało się poprawne. Można było nawet odnieść wrażenie, że to system całej firmy nie działał tak, jak trzeba. 

Wkradło nam się tutaj nic innego, jak mit racjonalnego umysłu. Zgodnie z nim wolimy myśleć o sobie samych jako o ludziach racjonalnych, którzy podejmując decyzję — kierują się rozumem. Dzięki temu podtrzymujemy dobre przekonanie na swój temat i dowartościowujemy własne ego. To tylko pozorna ochrona przed stresem i lękiem, jaki może się pojawić w sytuacji zderzenia z rzeczywistością. 

W wąskim znaczeniu można potraktować takie “ślizganie się” jako rodzaj strategii przetrwania. To ona ratuje nas, pracując w biurze. Udajemy wtedy, że (teoretycznie) wszystko jest w porządku i to system firmowy nie wspiera szarego pracownika. Pytanie tylko, na jak długo taki sposób działania wystarcza? W którym momencie bomba, jaką przykrywamy, wybuchnie? 

Mam też spore wątpliwości, czy takie rozwiązania rzeczywiście kogokolwiek satysfakcjonują.

Czy znasz kogoś, kto wybiera “ślizganie się”?