Czego potrzebują dziś firmy? Perspektywa firmy i pracownika.

Rzeczywistość nas ostatnio nie rozpieszcza. Dostarcza nam niezwykłej przewrotności planów, wielu zmian strategii działania i emocji, jakich nawet pandemia nam nie dała. Nieprzewidywalność to jedno słowo przyprawia dziś wielu zarządzających i pracowników o roztrój żołądka. Czego w takim świecie i zmienności potrzebują dziś administracje na pierwszym froncie wsparcia? Czego w tym wsparciu potrzebują same firmy i osoby nimi kierujące? Przyjrzyjmy się aspektowi dzisiejszych potrzeb, które z pewnością w dobie zmienności, przełożą się na wspólny efekt. 

Wszystkie odcienie słowa kryzys

Gdy już myśleliśmy, że pandemia nauczyła nas wszystkich odcieni słowa kryzys, spadła na nas kolejna bomba. Po jej wybuchu ujawniły się potężne barwy nieprzerobionych spraw, niedopracowanych systemów pracy i problemów kadrowych. Wcześniej nie miały one tak wielkiego znaczenia. Wcześniej przecież tylko chorowaliśmy. Wydawało się nam to końcem świata. Pracownicy szli chorować, czasem wracali po chwili, a czasem po 2 tygodniach. Jednak wracali. Dziś rzeczywistość przyniosła nam jednak totalną zmianę. 

I to w niej przyszło nam ponownie zrewidować wszystkie modele zarządzania, wykorzystywane procedury i relacje w zespołach. Trzy kluczowe elementy w zarządzaniu każdym biznesem. W czasie pandemii świetnie sobie poradziliśmy. Stworzyliśmy regulamin higieny pracy, dbałości o zdrowie i zmianę pracy. Wiele firm zdało ten egzamin celująco. 

Niestety, przyszła nowa rzecz, która ten dopiero co, wypracowany model organizacji, zburzyła. Wymusiło to przemodelowanie organizacji firmy na jeszcze większą skalę, na którą nikt nie był gotowy. Owo przemodelowanie nie będzie, jak jeszcze 2 lata temu, tylko zmianą systemu pracy ze stacjonarnej na zdalną. Wykupieniem aplikacji do przesyłania dokumentów. Zmianą benefitów pracowniczych. Będzie zdecydowanie podlegało całkowitemu dopasowaniu pod konkretny dzień, tydzień, z którym mierzy się pracownik i firma. Skala i perspektywa ulegają dziś zupełnej transformacji.

Zacznijmy jednak po kolei. 

Czego potrzebują dziś administracje biur?

Jedną z podstawowych dziś potrzeb firm będzie przygotowanie swojego biznesu i ludzi na zagrożenie wojenne. Patrzące w przyszłość przedsiębiorstwo potrzebuje dziś opracować procedury na wypadek ryzyka wojny. Od magicznej czarnej teczki, w której umieszczone zostaną najistotniejsze dokumenty firmy, po dyski zewnętrzne z bazą danych i kopiami zapasowymi. Wszystko w jednej teczce, segregatorze, czymś absolutnie ochronnym i bezpiecznym do przewożenia. Nikt nie wie, czy w ciągu godziny nie będzie trzeba przewieźć najważniejszych dokumentów firmy. 

Wybór zespołu zarządzania kryzysowego, osób odpowiedzialnych za ewakuację firmy i zaopatrzenia, to kolejny element tej układanki. Lista osób z poziomu czerwonego (system oznaczeń dla przyjętego podziału ról), przewożąca dokumenty i dane top secret/confidential. Zarządzanie pandemią było tylko grą wstępną, która dziś na poziomie zarządzania, musi przejść na wyższy stopień. 

Systemy i procedury

Gdy myślę o przemodelowaniu biznesu, to nie może zabraknąć zaplecza systemowego. Bazy danych, serwery, lecz także wszystkie systemy wspierające codzienną pracę firmy. Nadal wiele firm ma ten element absolutnie niezorganizowany. W styczniu 2022 roku blisko 60% firm deklarowało, że przymierza się do wprowadzenia systemów do Elektronicznego Obiegu Dokumentów w ciągu dwóch lat. Przykro mi, ten czas już minął!

Zadaniem tych systemów już nie jest tylko generować dane. Pogłębiając galopującą transformację, musimy myśleć o ich elastycznej zmianie do nowego. Wsparcie systemowe musi być szybsze nawet nim my, jako zarządzający, pomyślimy. Warto sprawdzić z dostawcą rozwiązania, czy aby na pewno są dziś gotowi na przeniesienie własnego biznesu, gdyby sytuacja tego wymagała. Warto zadać im pytania: 

– czy mają sami opracowany plan awaryjny, 

– czy zapewnią płynny dostęp do serwerów w przypadku choćby cyber ataków,

– czy sami mają własne kopie zapasowe systemów. 

Choć może się to wydawać trywialne, w obliczu nieprzewidywalności może okazać się to jednym z ważniejszych rozwiązań, by przetrwać. To takie systemy będą dziś na rynku wygrywać. I to za takimi warto będzie podążać, oddając im pod opiekę własne zaplecze danych. 

Systemy i opracowane procedury będą fundamentem do zaplecza miękkiego. 

Kompetencje przyszłości

O ile system może rozesłać mailing, wysłać powiadomienia, zająć się przepływem danych. O tyle komunikacją z innymi, utrzymaniem relacji i spokoju ducha w zespole, już nie. Żadna sztuczna inteligencja nam tego nie zastąpi. 

Jak mówi Jeroen Tiel z firmy Randstad:

“Maszyny i AL mogą zastąpić człowieka przy wykonywaniu czynności lub przy obliczeniach i już to robią, ale nie zastąpią go w bezpośrednim kontakcie, przy którym wykazanie zwykłego zrozumienia będzie istotne”. 

Faktem jest, że rozwiązania technologiczne będą się rozwijać i będą rozgaszczać się w biurach. Jednak nie ma możliwości, by AL mógł zastąpić empatię i emocje człowieka. On nie załatwi transportu z granicy, przewiezienia teczki z dokumentami, czy rozmowy o strachu z członkami zespołu firmy.

Administracja na pierwszym froncie

Za ten etap przemodelowania organizacji będzie odpowiadać administracja. To ona dziś jest na pierwszym froncie. Zupełnie tak, jak podczas wybuchu pandemii. 

Administracja jest często zespołem wsparcia pracowników, ich rodzin i reagowania na komunikaty o sytuacji. Pracownicy stojący dziś na czele administracji są wywołani do tablicy i ich rola samoistnie w zaledwie miesiąc, uległa całkowitej transformacji. Uczą się nie tylko zarządzania kryzysowego, lecz także większej uważności na emocje, reakcje i radzenie sobie ze stresem. Oni pierwsi go doświadczają i odbierają z każdej ze wszystkich stron. I ten poziom odbiega zupełnie od tego z czasów pandemii. 

Kiedy więc sytuacja światowa wymusza na nich takie podejście, ich zmiana, którą dopiero prognozowałam w styczniu, dziś staje się wymogiem. I w tym oczekiwaniu i potrzebach zmienia się całkowicie ich rola. Z zarządzania biurem, dokumentami i kalendarzem, stają się osobami, które wykonują to wszystko, ale nie tylko. Oprócz tego stają się wsparciem dla każdego pracownika, dla którego są pierwszym kontaktem w firmie. Pracownicy administracji często uczą innych, jak rozumieć odczytane w sieci informacje, nawet odróżniać fake newsy od prawdziwych faktów. Rozmawiają z nimi, poświęcając im należyty czas i uwagę. Podpowiadają im emocjonalne rozwiązania, które decydują za opanowane podejście do pracy, wykonywanych zadań i często do rozumienia ich problemów rodzinnych. 

A jak to w każdej roli bywa są chwile dobre, ale i złe. 

Dodatkowe wsparcie

I dokładnie w tym będą potrzebować dodatkowego wsparcia. Być może tego chroniącego ich przed zmęczeniem. Bycie na pierwszej linii frontu potrafi bardzo szybko wypalić z sił witalnych i chęci do pracy. W sytuacji skrajnego zmęczenia takie osoby mogą chcieć wrócić na stanowisko niżej, byleby odpowiedzialność i poziom stresu były mniejsze. Mogą także odejść z pracy i się przebranżowić, by nie doświadczać ogromu emocji samotnie. W tej samotności doświadczeń i wsparcia dla innych łatwo zapomnieć o sobie, a co dopiero o pracowniku. 

Z tego powodu, tak jak zarządzający dziś potrzebują zrozumienia dla trudności podejmowanych decyzji, tak samo osoby odpowiedzialne za administrację, muszą mieć wsparcie. 

W sytuacji nieprzewidywalności, na wagę złota będą dziś złote kule wróżki Kariny. Pół żartem, pół serio warto dziś pochylać się nad eliminacją marnotrawstwa energii. I to nie tylko w kwestii organicznych biur, lecz kwestii zarządzania nią. Owa wspomniana przeze mnie kula to wsparcie, które dziś dostępne jest nawet niewielkim kosztem. A chyba już wszyscy wiedzą, że patrząc tylko z perspektywy kosztów, nie zapewnimy sobie bezpieczeństwa na miarę nieprzewidywalnych wydarzeń. 

Wsparcie, jakiego potrzebują dziś zarówno firmy, jak i pracownicy to pomoc ekspertów do zarządzania zmianą i kryzysem, optymalizacji pracy i wsparcia mentalnego. Trzy czynniki najbardziej wpływające na potrzeby dzisiejszych firm i potencjał, który może przetrwać nawet nieprzewidywalne. 

Dziś świadomość potencjalnych zagrożeń, możliwych z ich tytułu strat, opcji bezpieczeństwa będzie ogromną wartością. Świadomość jest lepsza od nieświadomości. A zniwelować sobie to ryzyko pragnie dziś właściwie każdy. Właśnie dlatego warto dziś sięgać po rozwijające perspektywę narzędzia z zarządzania makro i mikro w dobie zmiany.

Ten artykuł ukazał się w Real Estate Magazine [NR 2 (Kwiecień 2022)], możesz zobaczyć go TUTAJ.